Aggiornamento spese e trasferte; tutto quello che devi sapere

La facoltà, il personale e gli studenti trarranno vantaggio dalla familiarità con i seguenti aggiornamenti delle politiche e delle procedure in quanto riguardano tutti i viaggi relativi all’Università.

Guida per tutti i viaggi legati all’Ateneo, in vigore da oggi

Durante la risposta dell’Università al COVID-19 è stata emessa una direttiva sui viaggi ad alto rischio per la salute e la sicurezza. Di recente, l’Università ha esaminato gli apprendimenti chiave acquisiti durante la pandemia nel tentativo di ritirare questa direttiva ed emettere linee guida di viaggio aggiornate.

Risultati

Il più delle volte erano i viaggi da e verso luoghi a basso rischio che venivano presi da docenti e personale. Due aggiornamenti sono il risultato di queste recenti osservazioni e due anni di apprendimenti chiave:

  • L’attuale direttiva sui viaggi ad alto rischio specifica per il COVID-19 viene intenzionalmente revocata.
    • Pezzi indispensabili di quella direttiva sono ormai diventati le linee guida standard di viaggio dell’Ateneo.
  • Nel caso in cui un dipendente si rechi in un luogo ad alto rischio, il rispetto della Politica di viaggio ad alto rischio riduce i rischi garantendo al contempo la conformità ai requisiti statali e federali.

Importanti promemoria di viaggio

  • Durante l’attuale transizione dell’Università dalla sua direttiva sui viaggi ad alto rischio e mentre lavora per adottare un sistema di gestione dei viaggi migliorato, l’utilizzo dell’attuale società di gestione dei viaggi / agente di viaggio dell’Università non è richiesto ma consigliato per i viaggi legati all’università.
  • Il viaggio pianificato deve essere approvato dal/i centro/i di bilancio pertinente prima che i costi vengano sostenuti o le spese non vengano rimborsate.
  • Nel caso in cui un dipendente abbia utilizzato una p-card per pagare un viaggio che finisce per annullarsi, il dipendente è tenuto ad utilizzare i crediti eventualmente ricevuti per il prossimo viaggio universitario possibile e i crediti di viaggio non possono essere ad uso personale.
  • Il rimborso delle spese di viaggio avverrà al termine del viaggio.
    • Se un dipendente effettua una prenotazione non rimborsabile, non ha utilizzato la società di Travel Management e il viaggio viene annullato per qualsiasi motivo, queste sono considerate spese personali.
  • Le persone sono responsabili dell’adesione a qualsiasi screening, quarantena e relative restrizioni universitarie, federali, statali o del governo straniero che potrebbero applicarsi al loro viaggio.
  • Quando si prenotano viaggi aerei commerciali e non si utilizza la società di gestione dei viaggi, i docenti e il personale devono inviare un itinerario dettagliato del viaggio a clemsontravel@clemson.edu prima della partenza. Ciò consente all’Università di fornire un livello limitato di dovere di diligenza nel sapere dove si trovano i dipendenti in caso di emergenza.
  • Creazione di docenti e personale piani di viaggio internazionali sono necessari per ottenere l’approvazione utilizzando il Autorizzazione per il modulo ufficiale di viaggio internazionale prima di organizzare qualsiasi viaggio.
  • La facoltà e il personale che portano gli studenti all’estero devono contattare all’estero@clemson.edu.
  • Gli studenti (laureati e laureandi) che viaggiano all’estero devono registrare il loro viaggio tramite il Pam Centro Hendrix per l’Educazione all’Estero.

Per ulteriori informazioni, accedi Stato futuro: aggiornamento Concur Travel and Expense.

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